給与支払明細書の書き方は？記載する事項と作成手順

給与支払明細書を作成するために準備するもの

給与支払明細書に必要な項目を計算するための情報は、次の5つです。

1.タイムカードなどの勤怠記録
出勤日数や労働時間は、タイムカードなどの勤怠記録をもとにします。

2.健康保険・厚生年金保険の被保険者標準報酬決定通知書
9月下旬頃に日本年金機構から届く書類です。定時決定をしていると、9月下旬頃に日本年金機構から届きます。

定時決定とは、健康保険・厚生年金保険の被保険者の報酬月額を届け出て、標準報酬月額を決定することです。報酬月額は4月から6月の給与と諸手当の合計額をもとに算出されます。

3.住民税課税決定通知書

住民税課税決定通知書には、各従業員の毎月の住民税納付額が記載されています。毎年1月31日までに市区町村に給与支払報告書を提出すると、5月31日までに送付されます。

住民税課税決定通知書に記載された住民税の金額を、6月から翌年5月までの1年間、毎月の給与から差し引きます。

4.健康保険と厚生年金保険の保険額表

加入している保険団体の保険料を、ホームページなどで確認します。保険料率は毎年見直しがあるため、更新が漏れないように注意が必要です。変更の手続き自体は7月に行い、9月から変更になります。

5.源泉徴収税額表

源泉徴収税額表は、従業員の給与所得から源泉徴収すべき税額が記された表です。国税庁のホームページで確認できます。税額表は、毎年変更があるので注意が必要です。税額表は、月額表・日額表・賞与で分かれています。目的に応じて使い分けましょう。

源泉徴収税額は、所得金額や扶養家族の人数などによって決まります。また、給与支払者が従業員に代わって個人住民税を差し引いて納税することを、特別徴収といいます。

1から3までは準備が必須です。4と5は必須ではありませんが、手元にあると最新の税額などを確認できるので便利です。

給与支払明細書を作成する際の注意点

従業員に交付した給与支払明細書に間違いがあった場合は、直ちに本人に通知し、訂正・謝罪する必要があります。ごまかしや軽く済ませるなどの対応は、従業員の不信感を招きます。誤りの金額が小さくても軽く済ませないことが大切です。

なお、給与支払明細書は電子化が可能ですが、従業員の同意が必要です。所得税法では、給与支払者には紙での交付義務があります。

給与支払明細書の作成手順

ここからは、給与支払明細書の具体的な作成手順を解説します。給与支払明細書は誤りがないよう、慎重に作成しましょう。

こちらの明細書の記入例を見ながら読み進めてください。

Step1：勤務時間を集計する

タイムカードなどの勤怠情報から、実際の出勤日数や労働時間を集計します。残業時間や休日出勤、深夜残業もカウントし、遅刻・早退がある場合は該当する時間分を差し引きます。

2019年4月から適用された「働き方改革関連法」により、紙のタイムカードや表計算ソフトなど、自己申告での勤務時間の把握は禁止されているため注意が必要です。

Step2：残業時間と残業代を計算する

集計した勤務時間の普通残業時間、深夜残業時間、休日残業時間を集計し、残業手当を計算します。計算式は、「時間外手当＝時間外労働時間×1時間当たりの賃金×割増率」です。割増率は、時間外労働の時間数と休日、深夜などの種類で適用されます。

給与支払明細書は正確かつ効率的に作成しよう

給与支払明細書は、書き方の作業手順を整理するのがポイントです。まずは総支払額を計算するために、勤務時間を集計して各種手当を加算します。次に天引きすべき社会保険料や税金を計算します。

給与支払明細書は、給与を支払うたびに作成する必要があります。作業内容とフォーマットは毎回同じなので、表計算ソフトや給与計算システムを活用して、正確かつ効率的に作成しましょう。