接待は大切な人をもてなす場です。親しい仲間と飲み交わす宴席とは違い、そこにはマナーやルールがあります。接待の場として選んでくれるお客さまに満足してもらうために、接待の意味やお店側として心がけるべきことを押えておきましょう。
接待とは？
ビジネスシーンでの接待は、得意先や顧客を招待してもてなすことです。その目的は、取引をスムーズに、かつ有益に進められるように信頼関係を深めることにあります。長いつきあいであれば日ごろお世話になっていることへのお礼の意味で接待することもあります。接待の席には、たとえ1対1であっても、個人としてではなく、会社代表という立場で臨むことになります。
接待の方法としては、会食、ゴルフ、釣り、スポーツ観戦、観劇、カラオケなどがありますが、最も多いのは会食で、重要な接待は和食店の個室が定席といわれています。最近は、洋風の生活スタイルに慣れた人たちや脚が弱くなった年配者でも楽に着席できるように、テーブル席のモダンな和室を用意している店舗が増えており、予約が取りにくいほど人気の和食店も少なくありません。
接待で和食店が利用される理由
和食店が選ばれる理由としては2つのことがあげられます。1つは和食のヘルシーさが見直されたことです。以前から接待には静かで落ち着いた雰囲気の和食店が使われてきましたが、2013年に「和食」がユネスコ無形文化遺産に登録され、栄養バランスのとれた理想的な食事と評価されたことをきっかけに、さらに和食店で接待というケースが増えてきました。
和食はヘルシーなだけでなく、食材と器の色・形を生かし、花や葉をあしらって季節感を表現するのが特徴です。美しく盛り付けられた料理は相手の心を和ませ、自然と会話も弾むようになります。
もう1つの理由は個室が充実していることです。重要な商談をするときは完全個室が望ましいわけですが、フレンチやイタリアンなどの個室と比べて壁が厚いなど、話し声がもれにくい構造になっているため、より接待に適しています。
また、まわりの目を気にすることなく、テーブルに資料を広げたり、パソコンを開いてデータを確認したりすることもできるので、要領よく商談を進めることできます。
接待に利用してもらうメリット
接待は、込み入った話の場合は1対1の差しで行われることもありますが、2対2か3対3で行われるのが最も多いパターンです。この人数がよいとされるのは、上座と下座が同人数でバランスがとれることと、6人以上となると宴会になってしまい、接待の目的からそれてしまうことがあるからです。
お店側にとっては、一度に4人、6人という人数は売上が大きくなるというメリットがありますが、それだけではありません。接待で利用して気に入ってもらえるとリピーターになる確率がぐんと高くなります。それは、会食のセッティングをする担当者は、お店選びで失敗することを避けたいため、行ったことのあるお店を再度選ぼうとするからです。
そして、接待だけでなく、忘年会や送迎会など社内イベントでも団体で利用してもらえるようになれば、お店としては効率的に収益を上げることができます。
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接待に選ばれる和食店のポイント
では、接待に選ばれるお店にするためにはどのようなことが必要なのか、そのポイントをあげてみましょう。
1.お客様の好みを聞く
予約の段階で、接待担当者からお客様の好みの飲み物や食べ物、控えている食べ物、アレルギーの有無などを聞いておきます。食材によっては健康状態にかかわることがありますから、事前に確認しておくことが大切です。また、カニや殻つきエビなど食べにくいものは、会話を途切れさせてしまうので、注文されない限り避けるほうがいいでしょう。
2．予算の相談に応じる
昨今は、どの会社も交際費が削減されていて、接待担当者はできるだけ低予算で抑えられるお店を探しています。たとえば、通常なら1人当たり2万円のコースに相当するメニューを「1人1万5千円でやってほしい」といわれた場合、一品ずつの量を減らしたり、飲み放題の酒類を原価率の低いものに限定するなどして、できるだけ要望に応えるようにします。そうした配慮をすることによって相手の信頼感も深まり、次回もまた利用しようという気になってもらうことができます。
3．広めの個室を用意する
仮に6人での予約を受けたとき、その日は6人用の個室が埋まっていて4人用か8人用なら空いているという場合、8人用の個室を押さえておくようにします。間違っても4人用に無理やり押し込むようなことをしてはいけません。
あるいは、「あいにくその日はご希望に沿う部屋をご用意できません。〇日でしたらお取りできるのですが……」と先方の意向を伺います。相手は断られたとしても逆に気を使ってくれていると感じ、日時を変更してくれる可能性が大いにあります。
4．席次を間違えない
和室には上座と下座があり、接待される側（ゲスト）は奥の上座、接待する側（ホスト）は入り口近くの下座に着席するのがマナーです。こうした席次の決まりはビジネスマンなら心得ているはずですが、なかにはよく知らない人もいます。席次を間違えるのは個人の恥になるだけでなく、会社全体のイメージダウンになってしまいます。もし迷っている人がいたら、その人の立場（地位）に適した席へ案内してあげましょう。
5．タイミングにも気を配る
個室の場合は、料理や飲み物を運ぶタイミングにも気を配る必要があります。内密な話をしている最中かもしれませんので、「失礼します」と声をかけて、返事があってから入るようにします。
6．ゲストとホストの違いをわきまえる
接待の席ではゲストを立てるのがマナーです。ホストがお店の常連客だとしても、馴れ馴れしい口をきいたり、ゲストにわからない話をして盛り上がったりするのは失礼な振る舞いですから慎みましょう。
7．クレジットカード決済を導入する
接待で利用する場合は、コーポレートカード（法人クレジットカード）で支払うことになっている企業があります。また、支払い履歴を自分で管理する必要のある個人事業主はカードを使えるお店を選ぶことが多いものです。外国人はほとんどがカード払いを希望します。そうしたお客様に対応するために、クレジットカード決済を導入することを検討してみましょう。
まとめ
いかがでしょうか？
接待担当者がお店を選ぶ際に最も重視するのは、スタッフの心づかいです。高級な店舗である必要はなく、接待の趣旨をわかってくれて、客に恥をかかせない配慮をしてくれるお店がいちばんと言います。そのことをスタッフ全員に徹底し、ゲストからもホストからも満足してもらえるサービスを心がけましょう。
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