従業員の勤怠管理を行うにあたって、なくてはならないもの、それがタイムレコーダーです。
タイムレコーダーといえば、紙製のタイムカードをタイムレコーダーに挿入するというイメージを持たれる方も多いかと思います。しかし、最近では私達の身近にあるものをタイムレコーダーとして使用することも多くなってきました。
そこで、今回は様々なタイムレコーダーをご紹介します。
タイムレコーダーとは
タイムレコーダーは主に企業で使用されている機械で、その企業に勤める従業員が出勤した日付、出勤時刻、退勤時刻を記録する出退勤管理の用途に用いられています。
タイムレコーダーの中には労働時間や時間給計算を人間に代わって計算する利便性の高いものもあります。一般的には、記録をするためにタイムカードという紙製のカードを用い、このタイムカードをタイムレコーダーに挿入することで、挿入した時の時刻がその場で印字され、出勤・退勤などの時刻を記録することができます。この際、時刻の他に労働時間数などを併せて印字するものもあり、タイムカード1枚で労働者1人の1ヶ月分の勤怠情報（出勤・退勤時刻など）を記録することができるのです。
タイムレコーダーは、従業員の労働時間、勤務態度を管理する上で非常に便利なツールと言えるでしょう。
タイムレコーダーが必要なわけ
現在、企業の労務管理に求められている「適正な労働時間管理」には、「正確な時刻管理」が欠かせません。「時間」は、「時刻」と「時刻」があってはじめて計ることができるものです。その業務を人間に代わって行うのがタイムレコーダーといえるでしょう。
労働時間では、「始業時刻」と「終業時刻」があってはじめて計算が行えることになります。これがわからないと、労働基準法の遵守はおろか、過労ワークでヒューマンエラーが出たり、事故につながったりする場合もあるので、従業員管理にはなくてはならないものなのです。
労働基準法の定めるところ、労働ルールでは、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認・記録して、これを基に何時間働いたかを把握・確定するように示されています。
具体的な時刻管理の方法としては、雇用者、被雇用者がお互い始業と終業の都度、始業事実、終業事実を時刻に重ねて目視確認して記録する、「現認」を原則の1番目にしていますが、現実的にはその実行が難しく、慢性的な加重労働、あるいはその逆の怠慢に繋がりかねません。
つまり、次に示されている「タイムカード、ICカード等の客観的な記録方法」、中でもタイムカード管理が現場における労働時間管理の指導における中心になっているのです。
労働時間管理の指導
平成18年からは過重労働の健康障害防止の側面での時間管理の要求も加わり労働者すべての時間管理が必要な時代となりました。
管理監督者でも時間管理は必要です。時間給のような時間による賃金形態を取っていない企業でも労働時間管理は必要です。
時刻管理と言っても、1分単位による賃金支払いの指導はされているわけではありません。
例えば、時間外労働を従業員に要請する場合は、残業命令書とこれに対する報告書による時間外管理等をきっちり社内ルール化して、実際の労働時間の実態に沿った管理をすることが重要になってきます。
人数が少なければタイムカードと合わせて市販の届出書を利用しても良いでしょう。反対に、人数が多かったり、管理範囲が目の届かない離れたところまでおよぶ場合はネットワーク型のタイムレコーダーと電子的な届出システムを融合した就業管理システムを導入することをおすすめします。
ICカードを利用する場合は、特に労働者本人がパソコンなどで自分の労働時間の確認が出来るようなしくみが必要になりますので、やはり就業管理システムは有効です。
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タイムレコーダーの価格は？
タイムレコーダーの種類によってその価格も様々です。一般的な、タイムシートを挿入して時刻を打刻するタイプだと、平均9000円台です。
前述したように、従業員の人数が多く、簡易なタイムレコーダーだけでは細かい時間管理が困難な場合は、電子型のICカード、ネットワーク管理型のタイムレコーダーが必要になってきますので、5万円近くまで幅が広がります。
どのタイプのタイムレコーダーが自社に合ってるかを見極めるために、最近ではレンタルサービスを行っているサービス会社もあり、月々200～300円くらいで利用できます。無料トライアルを行う会社もありますので、そういったサービスを利用して、自社に合ったタイムレコーダーを選びましょう。
タイムレコーダーの種類を比較。サイズなど用途で選ぼう。
タイムレコーダーによる勤怠管理・就業管理は、社員の出退勤の時間を管理するシステムです。
勤務時間や残業時間、欠勤の管理等をスムーズに行うことができるように、用途にあったタイムレコーダーを選びましょう
前述したように、従業員が少ない、小規模の会社の場合は、それほど多機能のタイムレコーダーよりは、シンプルな簡易型が向いています。
反対に、大規模な会社の場合は、社員の勤務時間等の入力や報告の手間を省きつつ、正確な勤怠管理が可能となる等の多機能型タイムレコーダーが向いているでしょう。
また、同じ会社でも部署によって異なる勤務時間を複数持っている会社もあります。その場合は、勤怠管理も複雑化しがちですが、それに対応できるような勤怠管理システムを採用しているタイムレコーダーを用いることで、社員ごとに異なる勤務時間を適切に管理することができ、業務の効率化を図ることができます。
タイムレコーダーを検討する際は、それぞれの会社のニーズに合わせて選びましょう。
最近では不正打刻を防ぐための、生体認証ができるタイムレコーダー、端末不要で気軽に打刻が行えるWebブラウザ型のタイムレコーダー、携帯電話を利用したタイムレコーダーなど、様々なタイムレコーダーがあります。 以下、参考にいくつかのタイムレコーダーをご紹介します。
タイムレコーダーの種類
- ●タッチオンタイムレコーダー 【一番人気】
- https://www.kintaisystem.com
選べる3種類（指紋認証、ICカード認証、従業員ID＋パスワード認証）の打刻方法とPC不要の手軽さで、一番人気のタイムレコーダーです。 - ●指静脈認証 タイムレコーダー
- http://www.hitachi.co.jp/products/it/veinid/solution/it_security/time_recorder.html
指紋ではなく指静脈情報で打刻。指紋とは違い、指先の怪我や皮膚の状態に左右されない認証性の高さが人気です。 - ●指ハイブリッド認証（指紋＋指静脈） タイムレコーダー
- http://www.kingtime.jp/contents/record/bt-2000.html
高い精度で本人確認が可能な、複合認証型タイムレコーダーです。 ICカードによる打刻も可能で、お手持ちのFeliCaカード（Suica・Pasmo・Edy）に加え、社員証やtaspoなどに使用されるMIFAREなども活用いただけます。打刻専用端末のため、別途PCを用意する必要がなく、設置スペースをとりません。有線LAN、無線LANに対応したネットワーク機能を持っています。 - ●ICカード認証 タイムレコーダー（PaSoRi パソリ）
- http://www.tfims.net/contents/kot/product/pasori.html
交通系カードや社員証などで打刻ができる低価格で導入しやすいタイムレコーダーです。 - ●Webブラウザ打刻（パスワード認証）
- https://www.shukiin.com/stamping-method/web/
パソコンやタブレットのWebブラウザ起動後、出退勤画面にID・パスワードを入力して打刻する方法です。各従業員は自分の端末から打刻(出退勤記録)を行うことが可能です。 - ●携帯電話・スマホ
- http://ctsys.jp/time-card/input/
携帯電話のGPS機能で位置情報を取得できるので、直行直帰の多い営業マンの出退勤管理に最適です。従業員はユーザーIDとパスワードを社内のID、パスワードと共有し、出勤・退勤を現在時刻で自動打刻できるシステムです。翌日の退勤時間や休憩時間も打刻可能です。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
タイムレコーダーは会社の従業員が適切に快適に業務に専念してもらい、結果、業績アップにつながる基本的なツールです。上手に用途に合わせて選びましょう。
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