発注書と注文書の違いや役割とは?発注作業の流れと注意点

開業・経営

ビジネスの現場の取引において、代表的な証憑の一つが「発注書・注文書」です。いずれも、取引相手に対してサービスや商品などの購入を申し込みたいという意思表示をするための書類です。また、一般的に名称が異なるだけで双方に意味や役割に違いはなく、書き方や作成方法、記載事項もほぼ同じです。

ただし取引内容や購入するものによっては、会計や在庫を管理する部署が異なる場合があります。管理する部署ごとに取引情報を容易に振り分けられるよう、発注書と注文書を上手に使い分ける企業もあります。

発注書と注文書に違いはある?

発注書と注文書は双方とも発注者がサービスや商品を購入するために、仕入れ先へ送付する書類であり、大きな違いはありません。また、法律でも使い分けを求めるような厳密なルールはありません。書類には主に製品名、単価、取引金額、発注日などの項目が記載され、受注者側は書類に記載された通りの商品や材料を発注者側に送り、代金を請求します。

企業によっては発注書と注文書を使い分け、取引内容や金額を把握しやすくしているところもあります。

発注書と注文書を使い分けている企業もある

発注書・注文書の作成方法や取扱いに関するルールを分けている企業があります。具体的には、発注内容や金額によって発注書と注文書を使い分けるのがポイントです。

発注書と注文書を使い分けている例

発注書と注文書を上手に使い分けることで、取引内容や金額が把握しやすくなり、受発注業務がスムーズに進むことがあります。実際に使い分けて使用するケースを3種類挙げるので、確認してみましょう。

例1

例2

例3

発注書(注文書)を用いた発注の流れと注意点

発注書と注文書を使い分ける例がわかったところで、一般的な発注作業の流れを紹介します。発注作業において作成すべき書類の種類は多いため、取引先との間で送付する書類に関して取り決めを定めることをおすすめします。

発注作業の流れ

発注先に見積書の作成を依頼する

見積書には商品の金額や数量、工程、納期などが記載されています。購入する前に、取引情報を発注先から提示してもらうために作成を依頼します。

発注先に発注書を発行する

見積書の内容に問題がなければ発注書を送付します。発注書に記載されている取引情報や金額が、見積書と大きく異なっていないか注意が必要です。

また発注書の受領後に、発注先が注文請書を発行することがあります。注文請書とは、発注書の内容を承諾したことを明らかにする目的で作成され、企業によっては発行しないこともあります。また注文請書の代わりに電話やメール、FAXなどで発注の受付完了を伝える場合もあります。

発注先から商品と納品書を受領する

納品書には取引内容や金額、発行日、取引先の電話番号などが記載されています。商品が納品されたら、今度は発注元が受領書を相手方へ発行します。受領書とは、商品の受け取りを証明する書類で、商品の内容を確認し瑕疵がないことを証明するわけではありません。

商品の検品後に検収書を発行する

検収書とは、商品の内容や数量が発注と相違ないと確認したことを証明する書類です。後から瑕疵が見つかる可能性があるため慎重に検品しましょう。

発注先から請求書と領収書を受領する

請求書には請求金額や支払期日、支払先などが記載されています。記載内容に問題がなく合意したら、請求金額を支払期日までに支払います。また領収書は商品の代金の支払いが完了したことを証明する書類で、取引内容や金額、発行年月日などが記載されています。

発注書作成の際の注意点

発注書は内容によっては課税文書にあたるため、法律により定められた期間の保管が義務付けられています。発行側・受取側ともに法人の場合は7年間。個人事業主の場合は5年間の保管義務があります。まれに税務調査や監査の際に税理士から書類の提供を求められる場合があるため注意しましょう。

下請法の規制対象となる取引には下請け業者の利益保護のための定めがある

下請法に該当する発注側のことを「親事業者」といい、受注側のことを「下請事業者」といいます。また下請代金支払遅延等防止法(下請法)では、下請け取引における親事業者の優位的地位の濫用が禁止されています。下請事業者は親事業者に対し、受発注業務における書類の交付や、遅延利息が発生した場合の支払いを求める権利があることも覚えておきましょう。

発注書を電子化・システム化するメリットとデメリット

これまで発注書や注文書などは紙による保管が原則でした。しかし昨今では保管システムやサービスを活用し、電子記録化して保管できます。電子化へ適用させれば、保管場所や印鑑、捺印が不要になる、該当文書の検索が容易になるなどのメリットがあります。

発注書を電子化・システム化するメリット

コストを削減できる

紙や印刷代、インク、トナーなどの消耗品費の削減および発注書の郵送費が抑えられます。

業務効率化が図れる

書類の保管システムを活用すれば、発注の金額計算、発注数と在庫数の照らし合わせなどを一元管理できます。また発注書などをデータから検索できるため、書類を探す手間が省けます。さらに印鑑を押印する必要がなくなるため、書類作成業務のための出社を大幅に減らし、経理業務のテレワーク化が実現できるでしょう。

人的ミスを減らせる

電話での聞き間違いやFAXの文字の読み間違いなどが防げます。また書き写し作業やファイリングなどの手作業が減るため、ミスが起こりにくくなるでしょう。

発注書を電子化・システム化するデメリット

電子化やシステムの導入に手間がかかる

書類のPDF化やデータ移行など、導入初期に手間がかかります。また電子帳簿保存法への対応が必要です。電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿や国税関係書類の電子データによる保存を認める法律で、発注書も電子データでの保管が認められています。

また紙同様に発注書の電子データも保管期間が定められており、法人の場合は7年間、個人事業主の場合は5年間の保管が必須です。

業務フローや作業内容が変わる

電子化やシステム化を検討し進める場合、自社の業務フローを変更する必要があります。取引先によっては変更後の方式に対応できない場合があるため、システムを用いた取引と従来通りの取引を使い分ける手間が発生します。

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発注書と注文書を使い分けて受発注業務をスムーズに

社内ビジネスにおける取引では、トラブルの元になる恐れがあるため、口頭ではなく契約書などの文書を作成して取り交わします。

取引において作成が必要な書類のなかに発注書と注文書がありますが、双方に厳密な違いはなく、記載内容や用途もほぼ同じです。記載すべき項目はある程度決まっているため、迷ったときにはWebサイト上で無料公開されているテンプレートやフォーマットの活用が便利です。

また原則、発注書や注文書に収入印紙の貼付は不要です。ただし交付により契約が成立する場合や見積書に対する承諾の意味を表す場合などには必要です。印紙税がかかる場合は国税庁が定める課税文書に該当するため、1万円以上の商取引の場合は忘れず収入印紙を貼付けます。

作成書類の決まりや保管方法は随時変更されるため、常に法律やルールを確認し、対応できるようにしましょう。

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