店舗にて出力されるレシート（ジャーナル）には、一定期間保管する義務があります。経理に欠かせない重要な書類となるため、丁寧に管理しなければいけません。ただし、紙による保管にはいくつかのデメリットがあります。電子データに切り替えてペーパーレス化を促進することがおすすめです。本記事では、店舗で発行できるレシートの種類、保管方法や管理方法、ジャーナル電子化のメリット・デメリットなどを解説します。
店舗のレジで出力できるレシートの種類
レジにおいて金銭の受け渡しがあると、情報を記載したレシートが出力されます。店舗において出力できるレシートは、種類によって使い道が異なります。どういったものがあるのかをチェックしてみましょう。
お客様にレシートを渡す
店舗にて買い物をしたお客様に渡すレシートには、商品を購入した日時や合計金額、お釣り、レジの担当者名などが記載されています。代金を受け取った証明として、会計が終わったお客様に渡すことが基本です。クレジットカードや電子マネーなどのキャッシュレス決済の場合も、紙のレシートを発行することがあります。
ジャーナル
「ジャーナルとは、店舗で会計の記録を保管するための書類のことです。お客様に渡すレシートと内容はほぼ同じで、店舗用の控えとして発行します。自社内での確認の際に使われるため、会社名や店舗名などは記載されないこともあります。
店舗でジャーナル（レシート）を保管する期間は？
ジャーナルのように、金銭の取引があったことを証明する書類は保存しておく義務があります。ただし、保存期間については状況によって変わることがあるため注意が必要です。こちらでは、ジャーナルを保管しておく理由や、保管に必要な期間、保管期間の数え方についてご紹介します。
ジャーナルの保管が必要な理由
店舗にて記録されたジャーナルは、一定期間処分せずに管理しなければいけません。売上に関する帳簿書類は、法律によって保管が義務付けられているためです。ジャーナルは店舗の売上を証明する書類のひとつとなります。ジャーナルのほかにも帳簿書類として認められるものには、仕訳帳や現金出納帳、売上帳、経費帳、総勘定元帳、買掛帳、売掛帳などがあります。もし、税務調査が行われることになったら、売上調査のためにジャーナルを参照することがあります。経費精算のためにも欠かせない書類となるため、適切な方法で管理することが大切です。
ジャーナルの保管期間
国税庁ホームページによると、売上に関する書類は原則として7年間の保管義務が定められています。保存する書類は領収書、棚卸表、損益計算書などです。ジャーナルも保存書類のひとつに分類されています。
前年度の赤字を繰り越す場合、ジャーナルの保管期間は10年間になります。場合によっては、かなりの年数分を保管しなければならない点に留意しましょう。
出典：「No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法」（国税庁）
URL https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm
保管期間の数え方
ジャーナルの保管期間の数え方は、会計を行った日から7年間ではないため注意が必要です。ジャーナルを発行した事業年度に提出する確定申告書の期日の翌日から7年間保管する決まりがあります。
確定申告書の提出期限は、特別に延期されるケースもあるものの、例年3月15日頃と定められています。この時期を目安にジャーナルの整理をすると良いでしょう。
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ジャーナル（レシート）を店舗で保管する方法
店舗で発行したジャーナルは、どのようにして保管しておけば良いのでしょうか。こちらでは、ジャーナルの保管方法ごとの特徴や注意点などをご紹介します。それぞれのメリット・デメリットをふまえて、自店舗に合う方法を選択しましょう。
紙で保管する
紙に印刷したジャーナルは、封筒やファイルに収納するほか、ノートに貼り付けておくなどの方法で、まとめて保管します。書類の仕分けを一気に行うと手間がかかりやすいため、日頃から分類して整理しておくことが大切です。
また、紙の場合は量が膨大になりやすいため、保管場所を確保しておきましょう。必要な年数分のスペースを設けておくことがポイントです。紛失を防ぐため、丁寧に管理することも大切です。
電子データを保管する
紙のジャーナルで記録していた内容を電子データ化して保管する方法があります。データ上のジャーナルも、売上を証明する保存書類として認められます。
データ化することで、ジャーナルの物理的な保管場所が不要になります。スペースを削減したいときは電子データによる保管がおすすめです。
また、電子ジャーナルの管理や作成は、POSレジでも行えます。POSとはPoints of Salesの略で、販売時点情報管理と訳されます。従来のレジスターと異なり、会計機能だけではなく、売上管理機能や顧客情報管理機能などを備えていることが特徴です。導入する際は、ジャーナルに関する機能についてもチェックしておきましょう。
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電子ジャーナル（レシート）のメリット・デメリット
電子ジャーナルを採用すると、いくつかのメリットを受けることができます。一方で、利用開始までに手続きが必要な点には注意しましょう。こちらでは、ジャーナル電子化のメリット・デメリットをご紹介します。
メリット
・コストを削減できる
紙に印字して保管する場合、印刷に関わる費用が生じます。長く続けていくほど、必要な経費もかさんでしまうでしょう。また、破棄する際にも相応のコストが発生します。紙の量が多いと、それだけ手間も費用もかかります。
電子データとして保管するのであれば、出力するための印刷紙やインクなどは不要です。紙のジャーナルの保管に必要な場所や、ファイリングする用品のコストもかかりません。書類管理に必要な時間を減らすことで、人件費削減にもつながるでしょう。
・データの探索がしやすい
店舗経営の状況によっては、後からジャーナルを見返す機会が来る可能性があります。ただし、整理されていない紙のジャーナルを探索するのは労力がかかります。
データ化することにより、ジャーナルの検索が容易になる点も大きなメリットです。税務署などから過去の売上に関する問い合わせが来ても、該当するデータをすぐに見つけられます。
・店舗経営の分析に活用できる
ジャーナルにはお客様が購入した品物や時間、日付などの情報が記載されています。蓄積された情報をもとに分析を行い、今後の販売戦略などを考えることもできます。
ただし、紙の場合は情報の集計に手間がかかります。データ化されたジャーナルであれば、情報の分析や集計がしやすくなる点が魅力です。分析に必要な時間の短縮にもなり、効率的に作業を進められるでしょう。
また、POSレジによっては、収集したデータを自動で分析する機能を搭載していることがあります。よりスマートに売上分析を行えるようになるでしょう。
デメリット
電子ジャーナルを導入するには事前の申請が必要になります。申請書などの必要書類を記入して、税務署に提出しましょう。
必要書類は、国税庁のホームページからダウンロードできます。「国税関係書類の電磁的記録等に保存等の承認申請書」をダウンロードし、必要事項を記入しましょう。その他、3種類の添付書類の提出が求められるケースがあります。添付書類が必要ない場合もあるため、条件を確認しておきましょう。
電子ジャーナルの申請は、利用を始めたい時期の3カ月前までに済ませる必要があります。導入を決めたら、早めに手続きの準備を始めたほうが良いでしょう。申請時に手数料は発生しません。不明点があれば、最寄りの税務署の窓口や、顧問税理士などに相談しましょう。
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店舗におけるジャーナル（レシート）保管の効率化にはPOSレジがおすすめ
レシートには、お客様に渡すレシートや店舗保管用のジャーナルなどの種類があります。長年保管しておく必要のあるジャーナルは、電子化することがおすすめです。経費管理の業務効率化のために、電子ジャーナル対応のPOSレジを採用してみてはいかがでしょうか。
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