あなたのお店はお客様からの予約を受け付けるときに、使用しているソフト・ツールはありますか？ひょっとしたらツールを使用せず、紙のノートにペンで記入しているかもしれません。
しかし、それでは顧客データを蓄積して分析することができません。また、蓄積するにしても、Excelに入力するのは手間です。予約システムの導入は、予約だけではなくお店の分析や業務の効率化、顧客サービスにも貢献することができます。今回はその中でも、いま注目されているクラウドサービスとして提供される予約管理システム（予約台帳）について紹介します。
クラウドサービスとは？
クラウドサービスは、簡単にいえば利用者がインターネットを接続できる環境にいれば場所を問わず、スマホやPCからデータやソフトウェアにアクセスできることです。
つまり、今まではお店のPCからでしかアクセスできなかったデータが、自宅や通勤時にでも閲覧することができます。クラウドサービスを使用することで、データの分析にFAX、転送、印刷をする必要がなくなりますし、お店にいなくてもデータ分析ができます。これは多店舗を管理しているスーパーバイザーなど、どこにいても全てのお店の状況が把握できることは、早期に問題点の解決を図ることができることになり、結果、顧客サービスの向上へとつながります。
ノートを予約台帳にしているときにありがちなミス
では、予約をクラウドサービスや従来のPC管理でしていない場合、どのようなミスがあるでしょうか。
最近では飲食店でネット予約を利用するお店が増えてきています。これには2種類の予約があります。
- リクエスト予約・・・ウェブから予約をして、店舗からの確認連絡をもって確定
- リアルタイム予約・・・申し込みをしてすぐに予約が確定
リクエスト予約ではお店からのレスポンスが必要なので、営業時間外には対応できないといったデメリットがあります。そのため、自動的に予約が確定されるリアルタイム予約の方が人気で、導入数は増加傾向にあります。実際に、食べログやぐるなび、ホットペッパーグルメ、Yahoo!予約など多くの予約サイトがリアルタイム予約に対応しています。
さて、予約を受け付けるまではスムーズでも、その後予約台帳に転記する必要があります。このときに転記忘れと間違い、二重予約といったミスが起こるかもしれません。このようなミスと手間を削減するために便利なのが、クラウド型予約管理システムです。
クラウド型予約管理システムのメリット
紙の予約管理では、複数の予約サイトを利用すればその分トラブルを引き起こす確率も高くなります。それを防止するために作られたのがクラウド型予約管理システムです。
クラウド型予約管理システムを導入すれば、お客様から予約を承ったらあとはすべて自動で行ってくれるので、それらのミスは起こりません。
また、従来の紙の予約台帳や顧客台帳をデジタル化してクラウド上で管理・閲覧できます。ツールによりますが、ウェブ予約フォームの生成機能やグルメメディアとの連携機能を持ちます。
このほかにも、クラウド型予約管理システムはおもに以下のメリットがあります。
-
顧客獲得の機会ロスの回避
24時間のネット予約を可能にすることで、顧客獲得のチャンスを逃しません。お店の予約状況がわかることで、お客様に適切な説明ができます。また、お客様に「●●日の●●時から予約したいけど空いていますか？」と尋ねられるのはよくある光景です。しかし、希望のお店に連絡して確認を取らなくては伝えることができません。そのお店が忙しければ確認をとるのも一苦労。こんな経験をされた方もいるのではないでしょうか。このような時にサイトと連携することで、集客の導線をつなぎ機会ロスを回避することができます。
-
席の割り振りの自動化
ウォークインで来たお客様にもすぐにご案内できます。
-
顧客データの蓄積
どの客層、メニューが多いのかを蓄積して分析に活かせます。
-
外部予約サイト（ぐるなび、食べログなど）と自サイトの連携ができる
媒体ごとの予約数がわかるので、費用対効果を算出することでき、効率よい販売促進ができます。
どれを使えばいい？導入費用は？
クラウド型の予約管理システム（予約台帳）を提供している会社はいくつかあります。サービスによって細かい機能、費用は異なります。ここでは代表的な8つを紹介します。
トレタ
何と言っても、簡単に使える使い勝手のよさが特徴。多機能ながらも「シンプル」を追求したデザインには定評があり、グッドデザイン賞を受賞しています。リアルな「現場での経験」が反映された製品なのは、社長自身が飲食店のオーナーでもあるからこそ。個人店から全国チェーンまで幅広く導入が進んでいます。近い将来POSレジ連携も予定しているようです。
- 予約受付中に音声録音
- 予約受付画面に来店回数表示
- CTI（電話連動）対応
- ウェブから予約
- 予約を受けるごとに自動で顧客台帳作成
- 系列店で情報共有
- SMSで予約確認メッセージの送信
- 手書きでメモ機能
TableSolution
他言語対応・オールデバイス対応で、どんな環境にもマッチするのが特徴です。特許取得の電話自動応答機能で、忙しい時でも電話応対OK。最新技術を用いた設計でスピードや操作性にこだわっています。業界初となる機能の開発にも積極的に着手するなど、革新を続けているサービスです。
- CTI（電話連動）対応
- SMS送信機能で予約確認を自動化
- 電話自動応答（特許取得）
- カード決済対応
- POS連携
- 外部予約サイトの自動取り込み
- メルマガ一斉配信サービスとの連携
- 他言語対応（8ヶ国語対応）
- 予約条件にマッチした系列店を自動で推奨
ChoiceRESERVE
直感的な操作性で、使いやすいインターフェース。顧客の予約状況をひとめで確認できます。国立大学から、大手専門スクールなど、業種を問わず導入されています。3000件以上の導入実績は信頼の証。利用に応じて複数の契約プランから選べるのも魅力のひとつです。
- 自動配信メール機能
- 既存のホームページへの予約サイトの埋め込み
- メルマガ配信
- アンケート機能
- カード決済対応
- 各種SNS（Facebook、Twitter、はてなブックマーク等）、アクセス解析、Yahoo!地図との連携が可能
- 複数店舗の予約を本部で一括管理
- 予約キャンセル機能
- 顧客・会員管理機能
- CTI連携対応（おもてなし電話「シンカCTI」）
ebica予約台帳
個店の居酒屋からファインダイニングまで、幅広いご要望に合わせてカスタマイズできる多彩な機能が特徴。グルメ媒体経由で入ってくる予約を自動で取り込めるので、iPadで全ての予約を一元管理できます。売り上げ目標や実績の管理など店舗運営に必要な数字をわかりやすく管理できる分析機能もあり。POS連携で利用すれば、リアルタイムで席在庫のステータスや喫食情報を顧客台帳に自動でひも付けることができるようになります。
- 予約情報から顧客台帳を自動生成
- 店舗の状況に合わせて多彩な機能をカスタマイズ可能
- 既存のホームページへの予約サイトの埋め込み
- 予約状況や予約流入経路の分析
- 24時間365日対応のサポートセンター
- POS連携
- 他言語対応したweb予約フォーム
- 飲食媒体経由の予約を一元管理
- ネット接続が不安定でも安心、オフラインモード
ヨヤクノート
空席を直感的に見つけるタイムテーブル機能など、使いやすいインターフェース。食べログインターネット予約と自動連携ができるので、空席情報を登録する運用が必要なくなります。また、食べログ店舗会員だと初年度が無料となるので、気軽に試すことができます。
- 予約ミス検知機能
- 複数店舗で共有
- 顧客台帳の自動更新
- リピーター検知機能
- 食べログネット予約連携
- その他ネット予約の空席・予約情報の自動更新
Airリザーブ
無料で使える予約管理システムで、電話予約・直接予約・ネット予約を一元管理することができます。スクールやレッスンむけの事前設定タイプと、医療関係や会議室予約むけの自由受付タイプと用途にあわせた使い方が可能です。
- 24時間予約受付
- 電話やネットからの予約の一元管理
- 既存のホームページやブログへ接続
- 顧客管理
小規模店舗こそ予約システムの導入を
小規模店舗の強さのひとつはその小回りの良さです。データを分析して原因をある程度特定したらどれだけ早く対策を実行できるかが生命線になるでしょう。そのために重要なのは、データの収集・分析や業務効率化です。
成功している飲食店は、決して感覚や勘だけに頼らず、データを分析してリスクを勘案しながら経営をしています。しかし多くの飲食店は業務のほとんどが手作業で、数字を見れていないのが実情です。クラウド型予約管理システムを使用し、データを蓄積していき解析を実施することで、実データによるリアルな顧客の行動分析を加速させましょう。
▼飲食店経営に関するおすすめ記事
