経営の効率アップにもつながる！電子帳簿保存法の導入メリットと適用条件を抑えよう

ペーパーレス化！電子帳簿保存法によりデータ保存が可能に

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データとして保存することを認めた法律です。

高度情報化・ペーパーレス化が進展し、パソコンでの書類作成が当然となる中で、法令で義務づけられている紙での情報保存が、経営活動や業務効率化の阻害要因となっているという実情に鑑み、1998年7月に制定されました。

制定時は要件が厳しく導入しづらいものでしたが、何度かの法改正を経て規制緩和がなされ、ハードルは下がりつつあります。

電子帳簿保存法で認められている保存方法とは？

電子帳簿保存法で認められている保存方法は以下の3通りです。特にスキャナ保存は今後活用が期待される保存法ですので、満たすべき条件をしっかり押さえておきましょう。

電磁的記録による保存

各種書類をパソコンで作成し、サーバーやDVD、CDなどに保存する方法です。

COMによる保存

各種書類をパソコンで作成し、COM（電子計算機出力マイクロフィルム）によって保存します。長期的保存に優れており歴史上の文献などの保存にも用いられていますが、採用している店舗や企業は少ないです。

スキャナによる保存

紙の書類をスキャンしてデータに変換、保存する方法です。紙の書類を書き換えたうえでスキャンすると容易に改ざんができるため、電磁的記録やCOMと比較すると、一定以上の性能を持つスキャナの利用やタイムスタンプの付与を義務付けるなど、適用条件が厳しく設定されています。

しかし、スキャナ保存に関する規制は税制改正のたびに緩和され、利用しやすくなっています。2016年にはスマホやデジカメで撮影した電子データによる保存が認められるようになり、2021年度の税制改正においては、タイムスタンプに関する規制が緩和され、一定の要件を満たすとタイムスタンプが不要となることが決定しました（2022年4月1日施行）。

領収書原本の保存が不要に

電子帳簿保存法の成立後も、法人や個人事業主は領収書を7年間保存しておかなければならないとされていました。しかし、ペーパーレス化が一層推進される中で、一定の条件を満たすキャッシュレス決済であれば領収書原本の保存は不要となりました。

現在では、クレジットや電子マネーで決済した場合、その決済データが領収書代わりになるため、領収書を作ったり保存したりする必要はありません。

電子保存が認められている書類

電子帳簿保存法が制定されたからといって、全ての書類が電子保存できるわけではありません。電子保存が認められている書類を分類別にまとめると以下のようになります。

ただし、上記に記載されている書類でも、以下のものは電子保存が認められません。

1. 手書きで作成した仕訳帳、総勘定元帳などの主要簿
2. 手書きで作成した請求書の写しや補助簿
3. 取引先から受け取った請求書

スキャナ保存が認められている書類

続いて、スキャナ保存が認められている書類をご紹介します。

上記に記されていない書類は電子データと書面保存のみ可能です。

電子帳簿導入のメリット

電子帳簿保存法の基礎をご紹介したところで、電子帳簿を導入することのメリットとデメリットについてお話します。

電子帳簿導入のデメリット

このように書類の電子データ化にはさまざまなメリットがありますが、その反面さまざまなデメリットも生じます。メリットとデメリットを比較しつつ、導入やその方法は慎重に検討しましょう。

電子帳簿保存法適用の流れと注意点

電子帳簿保存法は全ての店舗や企業において適用されるわけではありません。適用を受けるためには要件を満たしていることを確認したうえで、税務署に申請を行い、承認を得る必要があります。その流れや注意点を以下にご紹介します。

要件を満たしていることを確認

電子帳簿保存法の適用を受けるためには、電子データの真実性（データが本物であることを確認できる）と可視性（書類をはっきりと視認できる）を確保するため、以下の要件を満たしていることが求められます。なお、帳簿と書類で満たすべき要件が異なりますので、それも併せて押さえておきましょう。

必要書類の提出

前述の要件を満たしていることが確認できたら、所轄の税務署に申請を行います。申請の際には以下の書類が必要です。

1. 電子帳簿保存法の承認申請書
2. 国税帳簿類の作成などが可能なシステム概要を示した書類1部
3. 国税帳簿書類の作成などが可能なシステムに関する事務手続きの概要を示した書類1部
4. 各申請書の項目を補完する書類

申請期限にも注意

電子帳簿保存法の申請手続きは、原則国税関係帳簿の電子保存に関するシステムを整える3か月前までに行う必要があります。ただし、2019年の法改正により、新たに個人事業主として事業を始める場合は、事業開始日から2か月以内であれば申請手続きできるようになりました。

しかし、ただでさえ多忙な開業前に電子帳簿保存に関するシステム整備や申請を行うのは大変です。「2か月前までに準備すればいい」と油断せず、早い段階から計画的に準備をしておくようにしましょう。

2021年度の法改正で申請不要に

上記の通り、電子帳簿保存法を適用するためには要件を満たしたうえで必要書類を税務署に提出し、承認を受ける必要があります。しかしその準備に多大な手間がかかるため、電子帳簿保存の利用は進まず、大きな課題となっています。

そうした現状に鑑み、2021年度の法改正にて事前承認制度の廃止が決定されました。2022年1月1日の施行後からは、電子保存に対応した機器やシステムが整えば即日電子保存が可能となります。ただし、国が定める要件がなくなるわけではないので注意しましょう。

まとめ

電子帳簿保存法に基づいた電子データの保存法と、メリット、デメリットについてご紹介しました。

導入の際に手間はかかりますが、軌道に乗ればコスト削減や業務の効率化につながります。書庫として使っていたスペースを食材や備品を保管する倉庫に転用できる、書類の整理や保管に費やしていた時間を削減して店舗運営に集中できるなど、働きやすい環境を作ることができるでしょう。

電子帳簿保存法はペーパーレス化が推進されている現状に即し、法改正による規制緩和を繰り返しており、導入しやすくなっています。この機会に、電子データでの保存を検討してはいかがでしょうか。