店舗ではさまざまな書類が発行されます。領収書や伝票などが代表例です。ほかにも、国税庁により保管が義務付けられている「ジャーナル」という書類があります。
紙のジャーナルが一般的ですが、管理や保管の工数が店舗にとってネックとなることは少なくありません。近年は、システム上で管理する電子ジャーナルも普及してきています。
この記事では、ジャーナルの概要や活用法、紙のジャーナルの問題点を解決する電子ジャーナルのメリットを解説します。店舗でジャーナルの管理にお悩みの方はぜひお読みください。
レジのジャーナルとは
ジャーナルとは、レジの会計データを紙に印刷したものです。店舗側で売上情報を管理するために使われます。営業終了後のレジの精算処理時に出力することが一般的です。
同じように売上情報が記載されたものとしてレシートがあります。レシートは商品を購入したお客様に店舗が渡すものですが、ジャーナルはあくまで店舗側が保管し、売上を管理するためのものです。お客様にジャーナルを提出することは原則としてありません。
ジャーナルは取引履歴・売上を証明する書類として、7年間の保管が義務付けられています。仮に国税庁による税務調査が入った場合は、売上の証拠としてジャーナルの提出を求められることがあります。
参考サイト：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm
ジャーナルの記載事項
ジャーナルの記載事項として以下のような項目が挙げられます。
- 取引日時
- 商品の販売履歴
- 当日の総売上データ
- 商品別の売上データ
- 支払方法別のデータ
店舗に設置しているレジスターの機能によって異なりますが、ジャーナルには以上のような情報を印字するのが一般的です。以下では、それぞれの記載事項について解説します。
取引日時
取引の正確な日時を記載します。そのタイミングで取引が確かに行われたことを証明する重要な情報です。税務調査で参照されるほか、売上の分析でも不可欠な項目といえます。
商品の販売履歴（商品の名前、単価、販売個数など）
各取引に応じた商品の販売履歴が記載されます。具体的な項目は商品名、単価、販売個数などです。その日の取引全体をおおまかに把握できます。
当日の総売上データ
その日の売上の合計額が記載されます。設定していた目標売上に到達したかどうかの確認や、翌日以降どの程度の売上を目標に設定すべきかを判断するために役立ちます。店舗の日々の営業では、確認することが多い項目です。
商品別の売上データ
ジャーナルには商品別の売上データを出力することも可能です。売れ行きが良い商品や、売れ残り在庫になっている商品を一目で把握できます。長期間のデータを蓄積していけば、無駄のない仕入れを行うために役立つ情報となるでしょう。
支払い方法別の売上データ
現金・クレジットカード・キャッシュレスなど決済方法別の売上データもジャーナルで確認可能です。コストに対して利用件数が少ない支払方法を判別し、廃止するか検討することができます。また、クレジットカードやキャッシュレスなど入金まで時間がかかる売上を分類できるため、正確なキャッシュフローを把握したい場合も役立つでしょう。
ジャーナルで得たデータの活用方法
ジャーナルは単なる税務署向けの資料としてだけではなく、店舗を成長させるためのレポートとしても活用できます。実際に、ジャーナルを日々の営業の指標づくりに役立てている店舗は少なくありません。以下では、ジャーナルで得たデータの具体的な活用方法を解説します。
お店の強みを分析する
ジャーナルに記載されている情報は、店舗の強みを正確に分析するために役立ちます。店の強みがわかれば店舗運営の施策に活かせるでしょう。
例として、商品別の売上データは「お客様が店舗に何を求めているか」を知るための重要な要素です。売上が多い商品に関しては、発注を強化して欠品にならないように努めることで、多くのお客様のニーズに応えられます。目玉商品のコーナーを広げる施策をとれば、さらに多くのお客様にアピールできるでしょう。
商品の仕入れ量の調節ができる
ジャーナルからは売れ行きがあまり良くない商品がわかります。あまり人気がない商品は仕入れ量を減らすなどして調整が可能です。無駄な在庫につながる仕入れを減らすことで、コストの削減につながります。
ジャーナルを電子データで保管するメリット
ジャーナルは紙に印刷して保管する以外に、電子データで保管する方法があります。データ上のジャーナルも、売上を証明する保存書類として申請可能です。
電子ジャーナルの作成や管理はPOSレジでも行えます。ユビレジの有料プランは過去の売上データを閲覧できるため、電子データのジャーナルとして活用できます。現在、紙のジャーナルを使用している場合は、電子ジャーナルへの登録がおすすめです。
電子データによるジャーナルの保管には以下のようなメリットがあります。
- コストを削減できる
- 必要な情報を探しやすい
- 紛失のリスクが減る
それぞれのメリットについて解説します。
コストを削減できる
電子ジャーナルは、紙のジャーナルと比較してコストを抑えられる点がメリットです。紙のジャーナルを利用している場合、紙とインクの費用が発生します。基本的に、ジャーナルは営業日ごとに印刷していくものです。一回あたりの費用は微々たるものですが、積み重なれば決して無視できないコストになっていくでしょう。
対して、電子ジャーナルの情報は画面上に表示され、印刷の必要がないため、紙やインクのコストは発生しません。発生するのは、POSレジシステムの利用料金のみです。ジャーナルにかかるコストを確実に圧縮できます。紙のジャーナルが必要な場合は、ダウンロードして印刷することで対応可能です。
保管スペースが必要なくなる点も、電子ジャーナルの大きなメリットです。紙のジャーナルには保管スペースが求められます。営業日ごとに発行されるジャーナルを保管できる広さと考えると、店舗のスペースを圧迫してしまうことは避けられないでしょう。電子ジャーナルであれば、物理的な保管スペースはまったく必要ありません。
必要な情報を探しやすい
電子ジャーナルを導入することで、検索性が大幅に向上します。紙のジャーナルの場合、店名や取引日時に応じてファイリングしておかなければなりません。適切に整理されていたとしても、必要な情報を瞬時に見つけることは難しいでしょう。
電子ジャーナルはデータが電子化されているため、店名・日時・商品名・決済方法といった条件から、情報をすぐに検索できます。過去のデータ分析が画面上で簡単にできるため、店舗運営がスムーズになるでしょう。
紛失のリスクが減る
紛失の心配が減る点も、電子ジャーナル導入によるメリットの一つです。紙のジャーナルには、常に紛失や破損のリスクがつきまといます。義務として定められた7年間という長い期間にわたって紛失や破損に気をつけながらジャーナルを保管することは、店舗にとって大きな負担となるでしょう。
一方、電子ジャーナルは物理的な紛失のリスクがありません。簡単にデータのバックアップを取れるので、情報が消えてしまう危険性を軽減できます。
紙のジャーナルを電子化して売上管理を効率化しましょう
ジャーナルは店舗の分析に役立つほか、税務調査で提出が求められることがあるため、保管が義務付けられています。一方で、紙のジャーナルで発生するコストや管理・保管の手間は店舗にとって悩みの種です。
電子ジャーナルであれば、紙のジャーナルにつきまとう多くの課題に対応できます。現状、紙のジャーナル管理を煩雑に感じている場合は、電子ジャーナルの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
